Usualmente, cuando una pyme o emprendimiento recibe un anuncio de visita o requerimiento proveniente de la DIAN, la primera sensación está asociada con el miedo. Ya bien sea por enfrentarse a sanciones, multas o cierres.
Sin embargo, dentro de la práctica, el mayor impacto no recae precisamente en una eventual sanción, sino en el costo que puede traer el desorden para enfrentar estas situaciones.
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Las consecuencias abarcan reprocesos, pérdida de tiempo, decisiones apresuradas y asesorías de urgencia, las cuales tienden a golpear el bolsillo de los empresarios al no estar preparados para atender a la autoridad tributaria.
Dicha rigurosidad se intensifica este 2026, donde los procesos no responden únicamente a meras sospechas.
Así lo afirma el reciente análisis liderado por Crowe Co, donde se expresa que la entidad afina cada vez más sus cruces automáticos de información, donde se comparan facturas, declaraciones, movimientos bancarios, nómina electrónica y reportes de terceros.
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Cuando la persona no puede explicar dichas cifras para sustentar su operatividad empresarial, los riesgos aparecen de forma inmediata.
¿Cómo prepararse frente a una posible visita de la DIAN?
Respecto a cómo atender las solicitudes de la DIAN, algo que resulta clave es que, la primera media hora después de recibir la notificación de visita, se debe empezar por definir un vocero único y alinear al contador. Esto con el fin de evitar versiones cruzadas mientras se organiza la información por meses, algo que permite tener orden.
En este punto, la prioridad radica en revisar que las ventas, dinero recibido y registros contables cuadren de manera precisa, lo que da pie a obtener un parte de tranquilidad y reducir contratiempos innecesarios.
Bajo esta misma línea, se recomienda responder solo por el material requerido. Es decir, que se debe tener cuidado de no mandar la documentación sin estructura, ya que podría alargar el proceso.
Por otro lado, los analistas destacan que, detrás de esas acciones iniciales, hay hábitos que pueden marcar la diferencia, como facturar y registrar las operaciones el mismo día para evitar inconsistencias en los cruces automáticos.
La cohesión entre estos aspectos (facturación, bancos y contabilidad) supone un pilar importante, debido a que la DIAN realiza un contraste entre lo facturado con lo que ingresa al banco, apoyándose a su vez en lo que muestran los registros.
Otros elementos que se deben analizar
Adicionalmente, un punto sensible tiende a ser la nómina electrónica, en donde varios negocios cumplen pagando a sus trabajadores, pero fallan al momento de reportar dichas cancelaciones.
Estos escenarios de novedades mal registradas, ajustes sin sustento en el sistema y datos incorrectos pueden generar observaciones que escalan rápido, debido a que la nómina es hoy un soporte central en el campo laboral.
Por último, la información exógena, que se refiere a las operaciones o transacciones con el apoyo de terceros, juega un papel determinante. Esto debido a que las bases desactualizadas, errores en el NIT o mala clasificación de conceptos son ‘excusas’ que utiliza la DIAN para contrastar datos.
En caso de que estos no coincidan con registros internos y soportes, aparece el ‘ruido’ que suele terminar en requerimientos adicionales y, nuevamente, procesos más largos.
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