El 2023 inició con una necesidad clara: disminuir las cifras de deforestación que han sido constantes durante los últimos dos años y que, según el Ministerio de Ambiente, superan las 85,000 hectáreas. Para contribuir al panorama, empresas tecnológicas ya han puesto a disposición de los colombianos soluciones que disminuyen el consumo de papel y optimizan los recursos. Por fortuna, instituciones educativas ya le han apostado a la digitalización y hoy son testigos de sus beneficios.
La Universidad ICESI de Cali, no sólo es reconocida como una de las mejores instituciones educativas del país; se convierte en referente ambiental por su política de cero papel, que tiene como objetivo digitalizar los procesos.
Dentro de estos, se encuentra la migración de la firma física a la electrónica que ha logrado una disminución drástica en el consumo de papel. También, ha optimizado los requisitos jurídicos, facilitado temas tanto administrativos como educativos y superado una serie de retos legales.
Con el fin de encontrar un socio para acompañar este proceso, el instituto colombiano de educación superior, creó un comité evaluador conformado por expertos en gestión documental; datos personales y seguridad de la información, quienes evaluaron diferentes herramientas que ofrecieran firma electrónica; además que cumplieran con la normatividad colombiana y optimizarán los tiempos en el envío y devolución de contratos.
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El socio perfecto
Por esto, decidieron implementar soluciones Adobe y migrar de los principales procesos documentales físicos a 100% digitales, logrando disminuir el 50% del consumo de papel; ahorrar recursos y centralizar firmas de contratos laborales, acuerdos, convenios y becas.
Con las funcionalidades de Adobe Acrobat Sign, se ha desarrollado una solución integral para agregar valor al proceso de contratación y firma de acuerdos que hace la Universidad con diferentes actores como clientes y proveedores; haciendo posible que a cada persona le llegue un email con los datos personalizados y pueda firmar desde cualquier parte y dispositivo, cumpliendo cada criterio legal.
Valentina Moronta, consultora Adobe Document Cloud en C&S Tecnología, indicó que “Adobe brindó el acompañamiento necesario para la identificación y comprensión de la necesidad en ICESI sobre el envío masivo de contratos; por lo cual se propuso realizar este proceso por la herramienta GIGA SIGN que permite el envío masivo y flujos de trabajo dentro de Adobe Sign; el seguimiento de los acuerdos, envío de recordatorios, seguridad y todos los aspectos legales que necesitaba la Universidad para posteriormente pasar estos archivos a custodia digital”.
En el desarrollo de esta transformación digital y el fortalecimiento de los procesos, se trabajó con la empresa CYS Tecnología (como canal autorizado); que junto a Adobe y la Universidad crearon unas capacitaciones para que todas las áreas responsables de la evolución se unieran a la estrategia. El acompañamiento de ambos fue permanente y oportuno en cada momento de venta y post-venta; realizando varias capacitaciones y brindando soporte técnico de la solución, asegura Leonardo Jaramillo, jefe de gestión documental de ICESI.
El resultado de esto fueron procesos seguros y automatizados de firma electrónica, con mayor control del tipo y cantidad de documentos firmados; y lo más importante, el cumplimiento de la estrategia cero papel que venía trabajando la Universidad desde hace cuatro años con una reducción de impresiones que garantizan desde ahora la sostenibilidad dentro de la institución.
Finalmente, se espera que, para finales del 2023, el gasto en transformación digital llegue a los 6,8 billones de dólares; según un estudio de EY, y empresas como Adobe crean conciencia de que la firma electrónica es uno de los pasos más urgentes en este reto.
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