Esta herramienta de hojas de cálculo, desarrollada por Microsoft, es una pieza fundamental en el entorno laboral moderno.
Con su uso extendido en la elaboración de planes de negocio, informes financieros y reportes de gastos, Excel se ha convertido en un instrumento imprescindible.
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¿Cuál es la importancia de Excel en el ámbito laboral?
En la actualidad, casi todos los trabajos requieren el uso de planillas de cálculo. Por ende, la pregunta "¿Cómo usar Excel?" puede ser complicada de atender, pero existen oportunidades.
Según Harvard, aproximadamente el 10% del tiempo laboral de un empleado de oficina se dedica a trabajar con hojas de cálculo.
Así que, para quienes laboran el área de finanzas, esta cifra asciende a un 30%. Es decir, unas 2,5 horas diarias en promedio.
Por esta razón, la universidad incentiva a los jóvenes a aprender Excel, ya que esta competencia puede facilitar su inserción en el mercado laboral.
A continuación, se detallan las funciones que Harvard considera esenciales para mejorar la eficiencia y productividad en el trabajo diario.
Pegado especial
Esta herramienta permite copiar información de una selección de celdas y pegar solo los elementos deseados.
Se debe copiar la celda con Ctrl+C, pulsar Ctrl+Alt+V y seleccionar los elementos a pegar. También se puede utilizar el menú desplegable para acceder a esta opción.
Insertar varias filas
Esta función es ideal para agregar múltiples filas a una tabla de manera rápida.
Usando el atajo de teclado Ctrl+Shift+Plus (+), se selecciona el número de filas que se desea agregar y se hace clic derecho para insertarlas. Alternativamente, se puede usar el comando "Insertar filas de hoja".
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Relleno rápido
El relleno rápido, o Flash Fill, permite a Excel identificar patrones y completar automáticamente celdas con datos similares.
Esta función es especialmente útil para separar nombres y apellidos o combinarlos en una sola celda. Para activar el relleno rápido, se debe pulsar Ctrl+E o ir a la pestaña "Datos" y seleccionar "Relleno Rápido".
Índice y coincidir
Estas funciones se utilizan para realizar búsquedas complejas en grandes hojas de cálculo. La función "Índice" tiene dos sintaxis: matricial y de referencia, que se utilizan para hacer búsquedas.
Por su parte, la función "Coincidir" se emplea para encontrar la posición de un valor en una lista. Combinadas, permiten extraer datos específicos de manera eficiente.
Suma rápida
La suma rápida, o Autosuma, permite seleccionar la celda al final de una fila o columna y sumar los valores rápidamente. Se activa seleccionando la celda y pulsando Ctrl+Shift+=.
Ctrl Z / Ctrl Y
Estas funciones permiten revertir errores o recuperar elementos eliminados. Ctrl+Z se utiliza para deshacer acciones, mientras que Ctrl+Y rehace las acciones deshechas.
Eliminar duplicados
Dicha función elimina valores repetidos en un conjunto de datos. Se selecciona la tabla, se va a la pestaña "Datos" y se hace clic en "Quitar Duplicados". Excel preguntará a qué columna se le aplicará el cambio.
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Congelar paneles
Congelar paneles permite inmovilizar filas y columnas para comparar datos en diferentes partes de una hoja de cálculo.
Así que, se selecciona la parte de la hoja que se desea congelar, se va al menú "Vista" y se eligen las opciones "Inmovilizar fila superior" o "Inmovilizar columna".
F4
La tecla F4 en Excel tiene dos funciones: crea una referencia absoluta y repite la última acción realizada. Al presionarla con una celda seleccionada, se muestran opciones de referencias.
Ctrl + flechas
Esta función permite navegar rápidamente por grandes bases de datos. Pulsando Ctrl junto con las flechas de dirección, se puede acceder a la última celda de una fila o columna de manera instantánea.
Por lo tanto, dominar estas funciones de Excel puede significar una gran diferencia en la eficiencia y productividad laboral.
Por ello, Harvard destaca la importancia de estas habilidades en el entorno profesional, subrayando que un conocimiento profundo de Excel es una herramienta invaluable en el mundo laboral actual.
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